Beheer Beheer
Regeling Onkostendeclaraties Wijkgemeente ZuidWest
1)    Waarvoor is deze regeling bestemd?
Deze regeling geldt voor alle onkostendeclaraties die ten laste komen van het wijkbudget van de werkgroepen ZuidWest, inclusief de Wijkkerkeraad en de organisten.
2)    Uitgangspunten
Iedereen die van deze regeling gebruik wil maken heeft het recht, niet de plicht, om gemaakte kosten ten behoeve van de Wijkgemeente te declareren, mits voldaan wordt aan de criteria onder de punten 3, 4 en5.
3)    Hoe en waar kan er gedeclareerd worden?
Voor een declaratie moet er gebruik gemaakt worden van het formulier “Declaratie wijkbudget ZuidWest”. Daarop kan worden aangegeven ten lasten van welk (werkgroep-) budget het moet worden geboekt, de specificatie en naar wie het overgemaakt moet worden: de declarant of een leverancier. Bijbehorende bonnen, facturen of betaalbewijzen moeten bijgevoegd worden.
Een declaratie wordt ondertekend door de declarant en de voorzitter van de werkgroep of budget verantwoordelijke.
De declaratie kan vervolgens worden ingediend bij de wijkbudgetbeheerder (Gert van Dijk) hetzij in papieren vorm, hetzij digitaal mits lees- en printwaardig.
4)    Tot wanneer kunnen kosten gedeclareerd worden?
Kosten, gemaakt in een lopend jaar kunnen tot uiterlijk eind januari van het volgende jaar ingediend worden.
5)    Welke kosten kunnen gedeclareerd worden?
•    Kosten die vooraf door de voorzitter werkgroep/budgethouder zijn goed gekeurd
•    Geleverde bewijsstukken van gemaakte kosten: facturen, bonnen, betaalbewijzen
•    Reiskosten, mits vooraf door de budgethouder goed gekeurd, voor afstanden boven de 10 km enkele reis. Vergoedingen van bus en/of trein 2de klasse of auto á € 0,19 per kilometer.
6)    Procedure en autorisatie
De wijkbudgethouder controleert de declaratie en registreert het in het werkgroep-/wijkbudget. Vervolgens gaat de declaratie door naar het Kerkelijk Bureau voor uitbetaling. De wijkbudgethouder stuurt maandelijks een status van het wijkbudget naar het Kerkelijk Bureau en eens per kwartaal naar de Kerkrentmeesters ZuidWest. De Kerkrentmeesters nemen waar nodig actie bij dreigende budgetoverschrijdingen.
Maart 2022
 
terug